142/2324 - Dossierbeheerder Projectopvolging
Over ons

Hogeschool PXL is met meer dan 10700 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio. In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen kwaliteit in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.
Betrekking
Functie:
Dossierbeheerder
Departement:
PXL Research
Aanstelling:
Contractueel vast
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
80%
Duur:
De contractuele aanstelling kan onmiddellijk ingaan na afronding van het selectieproces (of wordt in overleg bepaald). De contractuele aanstelling is van onbepaalde duur.
Details

Taakomschrijving

De directie Onderzoek en Dienstverlening werkt aan de uitbouw van onderzoek en dienstverlening binnen Hogeschool PXL en dit als motor voor innovatie in de regio. De dienst PXL-Research staat in voor de beleidsvoorbereiding en -opvolging van onderzoek en dienstverlening in de Hogeschool. De dossierbeheerder projectopvolging ondersteunt de groep van onderzoekers met de administratieve en financiële projectopvolging.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

De dienst PXL-Research is op zoek naar een gedreven projectopvolger voor de financiële en administratieve uitvoering van verschillende processen binnen de directie Onderzoek en Dienstverlening. Je werkt nauw samen met de andere collega-projectopvolgers in het team van PXL-Research en rapporteert rechtstreeks aan de directeur Onderzoek en Dienstverlening.

Tijdens het eerste jaar van je tewerkstelling, investeren we graag in jouw professionele ontwikkeling. Je wordt intensief opgeleid en begeleid om de verantwoordelijkheden van een dossierbeheerder volledig te begrijpen en uit te voeren. Ons doel is om jou alle tools en kennis te bieden die je nodig hebt om te groeien en jezelf te ontwikkelen binnen deze rol.

Je takenpakket bestaat uit de financiële en administratieve projectopvolging en de logistieke taken van de dienst, waaronder:

• Je staat in voor alle financiële verrichtingen die noodzakelijk zijn om de financiële projectopvolgingssysteem up to date te houden. Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van de facturatie, het uitvoeren van uitbetalingen, de registratie van de inkomsten, monitoring van de uitgaven, … Je bereidt de financiële rapporteringen voor en volgt ze op door noodzakelijke informatie te verzamelen zoals loonsgegevens, tijdsregistratie, betaalbewijzen, … en maakt hiervan overzichten of importeert ze in portals.

• Je volgt onderzoeksprojecten administratief en financieel op van A tot Z: gaande van de opmaak van contracten en offertes tot het beheer van subsidiemiddelen (o.a. EFRO, ESF, INTER-REG, TETRA, Erasmus+, CJSM, VLIRUOS, LIFE, PDPO…).

• Je verwerkt handleidingen en richtlijnen voor het opstellen en indienen van administratieve/financiële projectrapporteringen.

• Je brengt op een efficiënte en proactieve wijze administratieve richtlijnen over naar de onderzoekers en onderzoekspromotoren en je ondersteunt hen in de uitvoering ervan.

• Je bereidt mee auditcontroles voor door o.a. de verwerking van allerhande tijdsregistraties, loonsgegevens en BTW-verantwoording. Je onderhoudt contacten met de auditor en volgt de dossiers accuraat op.

• Je onderhoudt goede contacten met diverse interne en externe stakeholders.

• Je biedt ondersteuning bij algemene administratieve activiteiten van PXL-Research, gaande van het beheer van vergaderfaciliteiten, agendabeheer tot het uitvoeren en opvolgen van bestellingen.

• Je denkt mee na over de permanente optimalisatie van systemen voor projectopvolging.

Profiel

• Als projectopvolger kan je autonoom een dossierflow verwerken;

• Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties;

• Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie;

• Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayersmentaliteit.

Ben jij een ondernemend en dynamisch professional die open staat voor vernieuwing en ga je zelf actief op zoek naar nieuwe inzichten, werkwijzen en oplossingen? Schrik je er niet voor terug om een uitdaging aan te gaan in een multidisciplinair en internationaal team? Spreekt werken in een internationale context, met standplaats Hasselt, jou bijzonder aan?

Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.

Toelatingsvoorwaarden

• Je beschikt over een bachelorsdiploma bij voorkeur in één van volgende afstudeerrichtingen: Bedrijfsmanagement of Organisatie en management (of hiermee gelijkgesteld).

• Ervaring in het financieel beheer van (onderzoeks)projecten is een meerwaarde.

Aanbod

Hogeschool PXL, centraal gelegen in het hart van Limburg, is nauw verweven met het academische en economische leven in de regio. Je mag rekenen op een boeiende en uitdagende functie met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en met oog voor de mogelijkheden om jouw talenten verder te ontwikkelen. Je komt terecht in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die hartelijkheid en ernst uitstraalt. Je mag je verwachten aan een aantrekkelijk statuut en vakantieregeling, terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, mogelijkheid tot telewerk, voordelige cateringvoorwaarden en tal van andere personeelsvoordelen.

Salarisschaal

De inschaling gebeurt op bachelor niveau in overeenkomstige salarisschaal B11 (equivalent 581). Na het 1ste volledige tewerkstellingsjaar ga je over naar salarisschaal B21 (equivalent 592) Voor meer informatie: Salarisschalen onderwijzend personeel hogescholen (vlaanderen.be)  

Je vindt het bruto geïndexeerd maandsalaris in de kolom 'maandsalaris'. Een bruto-netto loonberekening?kan je via deze link maken.

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken binnen de maand na indiensttreding en onderzoek van het volledige dossier. De anciënniteitsbepalingen voor interne kandidaten zoals eerder verworven, blijven behouden.



Opmerkingen

Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 12/5/2024 en uitsluitend via ons elektronische sollicita-tietool SES : http://ses.pxl.be. Je kan ons via deze weg je cv, diploma’s, motivatiebrief, … bezorgen.

Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.

Selectieprocedure

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

• Geselecteerde kandidaten uit de preselectie worden uitgenodigd voor een selectiegesprek op 24 of 29 mei 2024. Een technische of assessmentproef kan deel uitmaken van de selectie.

• Je voldoet bij indiensttreding aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs.

Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of beperking.

Je vindt alle informatie over de aangeboden betrekking en de selectieprocedure op de website van de PXL: www.pxl.be.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Wouter Hustinx
Directeur Onderzoek & Dienstverlening
T + 32 488 355 328
E-mail: wouter.hustinx@pxl.be
Informatie betreffende selectieprocedure
Ine Rayen
E-mail: ine.rayen@pxl.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 12/05/2024

Datum interview: Laatste helft van mei

Indiensttreding: Onmiddellijke ingang